Personvernerklæring for Råde kommune

Den nye personopplysningsloven trådte i kraft 20. juli 2018. Det nye regelverket gir virksomheter nye plikter og enkeltpersoner nye rettigheter.

Informasjon om dine rettigheter finner du på datatilsynet.no

For våre yngre innbyggere kan det være nyttig å klikke på: 

  • DUbestemmer.no som er en nettside om personvern, nettvett og digital dømmekraft.
  • Personvernbloggen som er datatilsynets blogg om personvernspørsmål kan også være nyttig lesestoff.

Personvernerklæringen for Råde kommune forteller hvordan Råde kommune samler inn og bruker personopplysninger. Målet er å gi deg overordnet informasjon om vår behandling av personopplysninger. 

Behandle personopplysninger betyr å samle inn, registrere eller sette sammen opplysninger om personer som vi trenger for å kunne gi forsvarlige tjenester eller god saksbehandling.

Personopplysning er en opplysning eller vurdering som kan knyttes til deg som enkeltperson, slik som for eksempel navn, adresse, telefonnummer,e-postadresse, IP-adresse, bilnummer, bilder, fingeravtrykk, irismønster, hodeform (for ansiktsgjenkjenning) og fødselsnummer (både fødselsdato og personnummer).

Opplysninger om atferdsmønstre er også regnet som personopplysninger. Opplysninger om hva du handler, hvilke butikker du går i, hvilke tv-serier du ser på, hvor du beveger deg i løpet av en dag og hva du søker etter på nettet er alt sammen personopplysninger. En av de nyere utfordringene for personvernet  er at vi legger igjen så mange digitale spor. Disse opplysningene utnyttes ofte kommersielt uten at du har samtykket til det.

Sensitive personopplysninger er opplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, helseforhold, seksuelle forhold eller medlemskap i fagforeninger.

Som kommune er vi forpliktet til å lagre opplysningene på en lovlig og sikker måte. Personvernerklæringen inneholder informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, hvordan vi behandler og sikrer de, og rettighetene til den som er registrert.

Denne erklæringen oppdateres fortløpende.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Rådmannen i kommunen er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene dine?

Vi behandler personopplysninger når vi skal saksbehandle eller gi kommunale tjenester. Når vi behandler personopplysninger, skjer det innenfor rammene av de lover og forskrifter som regulerer våre oppgaver og plikter. Sentrale lover er forvaltningsloven, plan- og bygningsloven. lov om helse- og omsorgstjenster og opplæringsloven, samt personopplysningesloven.

Hvor henter vi opplysninger fra?

Vi innhenter først og fremst opplysninger fra deg direkte når du søker om tjenester eller melder deg på aktiviteter.

Når vi skal behandle din sak, trenger vi ofte flere opplysninger fra andre nasjonale register som folkeregister, skattemyndigheter eller NAV. Da kan du enten innhente disse opplysningene selv, eller du kan samtykke til at vi innhenter de for deg. Det siste gir ofte en raskere saksbehandling siden vi innhenter opplysningene elektronisk.

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til hele eller deler av befolkningen, innhenter vi også opplysninger fra folkeregisteret. Eksempel på dette er når vi skal tilby skole og helsestasjonstjenester til barn. I disse tilfellene har vi egen lovhjemmel for å innhente opplysninger uten samtykke.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vanligvis behandler vi navn, fødselsnummer, adresse og e-post sammen med de opplysningene som er nødvendig for å behandle saken din. Hvis det er av betydning for saken, behandler vi også opplysninger om ektefelle/samboer og barn.

Innen helse- og omsorg, barnevern og tilsvarende tjenester behandler vi også opplysninger om helse og personlige forhold.

Vi behandler også enkelte opplysninger om elevers bruk av Råde kommunes digitale verktøy som en del av skolehverdagen.

Hvordan behandler vi personopplysningene dine?

Råde kommune bruker elektroniske fagsystem når vi saksbehandler eller dokumenterer at vi utfører tjenester.

Har du gitt opplysninger til kommunen blir de overført til et elektronisk fagsystem. Deretter blir de brukt i saksbehandling. Dette gjelder uavhengig av om du har sendt inn elektronisk eller per post.

Opplysningene vi har registrert om deg er aktive så lenge vi gir deg tjenester eller behandler saken din. Etter dette overføres opplysningene til arkivdepo hos IKA Østfold. Vi må kunne dokumentere hvilke tjenester vi har gitt deg eller hva som har skjedd i saken din. Det er lovene som bestemmer hvor lenge vi må bevare disse opplysningene.

Hvem har tilgang til personopplysningene dine?

Det er kun ansatte som jobber med din sak, eller som skal kunne bistå i din sak, som skal ha tilgang til dine opplysninger. De ansatte skal kun gjøre dette når det er nødvendig for arbeidsoppgavene deres.

Spesielt hvis du får tjenester fra NAV:
NAV har en statlig del og en kommunal del. De ansatte som jobber i den statlige delen, har tilgang på noen avgrensede opplysninger om deg hvis du er registrert i kommunens system for saksbehandling av sosiale tjenester.

Hvordan beskytter vi opplysningene dine?

Vi beskytter opplysningene i registrene våre på ulike måter.

Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:

  • uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger
  • opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for de
  • opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert

Bygninger hvor vi lagrer eller behandler personopplysninger er sikret med adgangskontroll.

Vi har også etablert tiltak (internkontroll og internrevisjon) for å sikre at det bare er godkjente personer i kommunen som har tilgang til opplysningene dine. Alle de ansatte i kommunene har gjennomgått egen opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles. 

Hvem utleverer vi personopplysningene dine til?

Råde kommune har taushetsplikt og kan bare utlevere personopplysningene dine hvis du samtykker til det, eller hvis det står i loven at vi skal gjøre det. Eksempler på det siste kan være lovpålagt rapportering til helseregister, eller elevresultater i nasjonale prøver.

I klagesaker mot kommunen vil vi også oversende personopplysninger til klageorganet.

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?

Lovene som regulerer Råde kommunes virksomhet, bestemmer også hvor lenge vi skal oppbevare dine personopplysninger.

Det er stor variasjon fra lov til lov på hvor lenge opplysninger skal bevares, og vi ønsker ikke å bevare opplysninger lenger enn det vi har grunnlag for.

Ønsker du mer opplysninger om dette, kan du henvende deg til personvernombudet via skjema for henvendelse om personopplysninger.

Hvilke rettigheter har du?

Hvis du er registrert i våre systemer, har du disse rettighetene etter personopplysningsloven:

Du har rett til å få informasjon om:

  • hvilke konkrete personopplysninger vi behandler om deg
  • hvor disse er hentet fra
  • til hvilke formål og oppgaver de blir brukt
  • hvis opplysningene har blitt gitt videre til noen andre, hvem de har blitt gitt videre til

Hvis du ønsker innsyn kan du bestille via skjema "Innsyn - Bestilling av dokumenter fra kommunens arkiv". Du vil da bli tatt videre til en skjemaløsning hvor du først må legitimere deg, og deretter kan velge hvilke personopplysninger du ønsker innsyn i. Du kan også kontakte vårt personvernombud direkte på mail. Henvendelsen din skal behandles uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager. 

Retting av feil

Hvis du oppdager at vi har registrert uriktige, utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg, kan du be om å få disse endrett. I gitte tilfeller kan du også be oss slette opplysninger om deg selv. Bruk i tilfelle det samme skjema.

Noen ganger har du rett til å protestere mot at personopplysningene dine behandles.

Mulighet til å klage

Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Ta da først kontakt med vårt personvernombud.

Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til Datatilsynet i Norge.

Informasjon om hvordan du bør gå frem finner du på Datatilsynet sine nettsider - Hvordan klage til Datatilsynet?

Personvernombud

Personvernombudet veileder kommunene slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Personvernombudet skal også bistå deg med å ivareta dine rettigheter, samt påpeke brudd på regelverket overfor den som er ansvarlig.

Selv om personvernombudet er ansatt i kommunen, har personvernombudet en uavhengig stilling i sitt arbeid som ombud. Personvernombudet er ikke underlagt ledelsens instruksjonsmyndighet når det utfører sin rolle.

Kontakt

Tone J. Brekke
Systemansvarlig / Arkivleder / Personvernombud
E-post
Telefon 977 33 589